Waarom een team-etentje niet de oplossing is!

"Ik los dit niet meer op met een etentje met het team!" Deze opmerking hoor ik regelmatig wanneer een leidinggevende mijn hulp vraagt om een knelpunt in zijn team op te lossen. Ondanks alle investeringen die hij al heeft gedaan in het verbeteren van de onderlinge sfeer in het team, komt de teamspirit niet terug en blijven de teamprestaties achter.

Veel leidinggevenden proberen de prestaties van hun team te vergroten door de persoonlijke relaties binnen het team te verbeteren. Ze organiseren uitjes met het team en houden bi-la's of coachgesprekken met elke medewerker in de hoop dat hiermee de prestaties verbeteren. Als leidinggevende heb ik zelf ook lang gedacht dat ik daarmee een team kon laten swingen. 

Goede persoonlijke relaties is niet een middel maar een gevolg! Een team-activiteit op z'n tijd en een goed persoonlijk gesprek met je medewerker dragen absoluut bij aan de motivatie van medewerkers maar zijn niet het belangrijkste om een team beter te laten presteren. Integendeel!

Het Doelmatigheidsmodel voor Teams geeft een handvat voor een effectievere aanpak. Dit model kent vier hoofdzaken die bepalend zijn voor de doelmatigheid van je team en geeft ook aan welke rangorde zij hebben!

1. Doelen: Bovenaan de rangorde staan de doelen. Iedereen moet de doelen begrijpen en aanvaarden. Anders lijdt de doelmatigheid daaronder, want men werkt dan in verschillende richtingen. Vervolgens zijn er ook onduidelijkheden over de taakuitvoering, taakverdeling en de procedures. En daardoor is de kans groot dat persoonlijke verhoudingen daar onder lijden, omdat men elkaar verwijt het niet goed te doen. 
2. Taakverdeling: Als de doelen duidelijk zijn maar er is geen duidelijke taakverdeling, dan ontstaan er misverstanden over wie precies wat doet en wat teamleden van elkaar mogen verwachten. Een heldere en eenduidige taakverdeling voorkomt taakconflicten en is dus de volgende stap waarmee je de doelmatigheid vergroot. 
3. Procedures: Op de derde plaats komen de procedures. Pas als de doelen en de taakverdeling duidelijk zijn, heeft het zin om interne werkafspraken te gaan vastleggen. En zolang deze interne werkafspraken niet duidelijk zijn, leidt dat weer tot strubbelingen in de persoonlijke verhoudingen. 
4. Persoonlijke verhoudingen: Dit gaat over de mate waarin men elkaar vertrouwt, helpt, respecteert en zich prettig bij elkaar voelt. Als het je lukt om dit binnen je team te versterken kom je tot maximale prestaties. Alle energie die je echter hierin steekt, komt pas echt tot z'n recht als de bovenliggende hoofdzaken voldoende helder zijn voor iedereen!  

Wacht dus even met dat team-uitje. Voordat je hier geld en tijd in steekt: vraag je eerst eens af hoe goed de doelen, taakverdeling en procedures bij iedereen bekend zijn. Het kan anders weggegooid geld zijn! Sterker nog: investeer in de andere volgorde, of liever gezegd: in de juiste volgorde!

Begin bovenaan, de rest volgt vanzelf. Mensen vinden het prettig om te weten waarvoor ze naar het werk komen. Ze willen een gevoel hebben bij het doel voor hun team, ze willen weten welke richting ze op moeten. Ze kunnen dan zelf inschatten welke bijdrage ze daaraan kunnen leveren. Hoe scherper de doelen gedefinieerd zijn, des te minder discussie er is over taakverdeling. En als de taakverdeling duidelijk is, volgen de procedures vaak vanzelf (of ze zijn soms juist niet eens meer nodig).

Hoe zit het dan met de persoonlijke verhoudingen? Mijn ervaring is dat deze vanzelf verbeteren als de bovenliggende hoofdzaken goed geregeld zijn. De investeringen die je aan de bovenkant van het doelmatigheidsmodel doet, werken dubbel en dwars door op de lagere niveaus! Goede persoonlijke verhoudingen zijn eerder een gevolg dan een middel!

Een voorbeeld: Stel dat je de dakpannen van je huis op één dag moet vervangen door nieuwe. Je hebt een groep mensen opgetrommeld om deze klus te klaren. Er is één helder doel: de oude dakpannen eraf en de nieuwe erop voordat de dag voorbij is! Er is geen tijd om lang te kletsen. Een taakverdeling ontstaat bijna als vanzelf en iedereen schikt zich daar ook naar. Het doel is immers het belangrijkst. Werkafspraken worden onderling gemaakt en worden gaande de dag bijgesteld en onderling gedeeld! Door de intensieve samenwerking hebben de mensen elkaar die dag beter leren kennen en aan het eind van de dag kijkt iedereen vol voldoening terug op een geslaagde klus waarbij ze ook nog eens de onderlinge verhoudingen hebben verbeterd. En een team-etentje is niet meer nodig... waarschijnlijk is iedereen ook te moe ;-)

Beter je euro's steken in heldere doelstellingen dan in een team-uitje! Probeer het eens uit zou ik zeggen. Het rendement is echt veel hoger!

Met hartelijke groet, 

Eric Bogers