Het doel van het verslag vanuit juridisch oogpunt
Juridisch gezien is verslaglegging belangrijk, zodat je kan aantonen dat er gesprekken zijn gevoerd over het functioneren van de medewerker. Dit wordt extra belangrijk gevonden wanneer er vraagtekens gezet worden bij diens kwaliteiten. Het verslag krijgt dan het karakter van een feitelijke beschrijving, hetgeen vaak aanleiding geeft tot discussie. We zoeken naar formuleringen die het zo zakelijk mogelijk beschrijven en dat geeft juist een weerslag van de gespannen verhouding op relationeel niveau. Het leidt zelden tot een tekst waar beiden zich in kunnen vinden en daarom is het tekenen ‘voor gezien’ een soort laatste redmiddel als we niet tot een akkoord kunnen komen. Het doel van het verslag vanuit waarderend perspectief
Natuurlijk kijk ik er vanuit het waarderend perspectief heel anders tegenaan. Het doel van het functioneringsgesprek is dat de progressie van de medewerker wordt besproken en er nieuwe aanlokkelijke doelen en acties worden bedacht die diens potentieel verder tot bloei brengen. Dat betekent dat een verslag daarvan motiverend hoort te zijn. Daar mag een verlangen uit spreken, een ideaal waar je in gelooft en waar je naar wilt streven. Daar mag je vertrouwen uit putten, omdat het gebaseerd is op wat er al aan kwaliteiten is en wat er tot nu toe gewerkt heeft om die te ontwikkelen. Als je zo’n verslag leest, dan wil je ermee aan de slag! Dan slaan zowel ‘voor gezien’ als ‘voor akkoord’ volledig de plank mis. Wie schrijft dan het verslag?
Vaak wordt mij gevraagd: “Wie moet het verslag schrijven van het functioneringsgesprek, de leidinggevende of de medewerker?” Als je het als leidinggevende schrijft, dan weet je zeker dat erin komt te staan wat jij belangrijk vindt. Aan de andere kant wil je dat de medewerker zich eigenaar voelt van diens eigen ontwikkeling en dus ook van wat er op papier komt. Voor beide is wat te zeggen en het is dan ook geen kwestie van of-of, maar van en-en. In een waarderend functioneringsgesprek is een medewerker het overgrote deel aan het woord. Dat kan je niet combineren met aantekeningen maken. Dat is voor jou als leider wel te doen en bovenal nuttig. Het helpt om alles helder te krijgen en goed door te vragen. Daarbij kan je met je aantekeningen vastleggen wat jullie beiden belangrijk vinden. Vervolgens geef je de geschreven notities aan de medewerker en die mag het dan voor zichzelf uitwerken. Op die manier wordt het een coproductie. Waar teken je dan nog voor?
Dat was de vraag die mij uiteindelijk bezighield. Toen bedacht ik mij, dat het ondertekenen van een verslag van een Waarderend Functioneringsgesprek natuurlijk een volstrekt ander doel heeft. Het ondertekenen van zo’n verslag doe je met plezier! Je onderschrijft namelijk het potentieel dat beschreven staat, dat de gewenste ontwikkeling belangrijk is en dat je er graag mee aan de slag gaat. Dat vraagt om andere teksten dan ‘voor gezien’ en ‘voor akkoord’. Dat maakt van het ondertekenen een rituele bekrachtiging van commitment. Hoe zou het zijn om bijvoorbeeld je handtekening te zetten onder een van onderstaande teksten? “Ik geloof in mijn potentieel als leerkracht en ga ervoor om dat verder tot bloei te brengen. Ik heb er zin in om met de afgesproken doelen en aanpak aan de slag te gaan!” “Ik geloof in het potentieel van … en ik ga diens ontwikkeling met belangstelling volgen, diens progressie waarderen en waar gewenst ondersteunen.” Waar zou jij voor tekenen?
Bovenstaande formuleringen zijn een eerste idee en ik ben zeer benieuwd of jij nog andere formuleringen hebt waarvan je zegt: daar zou ik nu voor tekenen! Wil je die delen onder deze blog op de site? |
