Vaak krijgen we tijdens onze training Moeiteloos Werken de vraag wat de beste plek is om je aantekeningen te bewaren. Want de één schrijft ze nog in een schrift, de ander gebruikt een document in Word. En weer een ander zweert bij Notities van Outlook.

Mogelijkheden

Op zich allemaal prima plekken om je aantekeningen te bewaren, maar wij kunnen je van harte Microsoft OneNote  aanbevelen. OneNote is een digitaal notitieblok. In OneNote kan je zowel persoonlijke als gezamenlijke notities bijhouden. Het slaat je aantekeningen automatisch op én het is zowel op je laptop, mobiele telefoon als tablet te gebruiken. Je kan er zelfs audio, video, afbeeldingen, documenten en e-mails in opslaan. Ook is het eenvoudig om een koppeling te maken met andere Microsoft applicaties, zoals bijvoorbeeld Outlook en Teams. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Dus waarom moeilijk doen als het ook online makkelijk kan?

Een notitieblok in OneNote kan je vergelijken met een fysiek notitieblok. Hierin kan je verschillende onderdelen ('secties' genoemd) maken en binnen die onderdelen kan je nóg een verdere onderverdeling maken ('pagina's' toevoegen). Ideaal voor al je projecten of voor de verschillende overleggen bijvoorbeeld.

Nieuwsgierig geworden wat je allemaal met OneNote kan en hoe het werkt? Lees dan snel verder. 

Besteed of delegeer jij weleens een taak (uit) aan een collega? Of plaats je misschien een bestelling waar je een tijdje op moet wachten? Dan wil je vast graag onthouden en monitoren of het ook echt (op tijd) gebeurt, toch? Vooral als die taak voor een bepaalde datum af moet zijn of de bestelling binnen moet zijn.

Hoe houd je dit dan op een makkelijke manier in de gaten, zonder alles in je ‘hoofd’ op te slaan? Maak een ‘wachten op’ lijst!

Dat kan op papier, in Excel of maak in je digitale takenlijst een categorie ‘wachten op’ aan. Op deze ‘wachten op’ lijst zet je gewoon alle dingen waar je nog een reactie op moet krijgen. Je kan ook een ‘wachten op map’ in je e-mail omgeving maken, waarin je de mailtjes sleept waarop je nog een reactie moet ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan de bestelbevestiging of het verzoek aan je collega. Zo heb je al je te monitoren acties op een rijtje.

Wen je vervolgens aan om elke week (of vaker als dat voor jouw functie nodig is) op deze lijst of in deze mailmap te kijken. Zo houd je overzicht, werk je pro-actief en vergeet je niet op tijd aan de bel te trekken. Handig toch?!

Geef jij ook weleens verschillende data-opties voor een vergadering of afspraak? Dan blokkeer je deze opties natuurlijk ook even in je agenda. Maar hoe vind je nu die opties weer snel terug, nadat er een datum geprikt is?

• Verander de status van de optie-afspraak in 'Voorlopig': open de afspraak -> tabblad Afspraak -> Opties -> klik op het pijltje naast 'Weergeven als'. 
• Zet in de titel van de afspraak het woordje 'Optie:'. Dan is het duidelijk dat het (nog) niet om een definitieve afspraak gaat. 
• Geef alle afspraken die in optie staan een andere kleur. Je kan er zelfs een categorie Optie voor aanmaken. 

Wil je nu weten welke afspraken weer uit je agenda kunnen, zodra er een definitieve afspraak is gemaakt? Zoek dan op het woord óf categorie ‘Optie’ en alle data komen nu in een rijtje in beeld. Simpel!